Datenschutzerklärung

Stand: 13.07.2026

Die „Schadenmeldung" ist eine interne Web-Anwendung der Dornburg Reisen GmbH & Co. KG, über die Fahrerinnen und Fahrer per QR-Code im Fahrzeug Mängel am Fahrzeug melden und Unfälle dokumentieren können. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Anwendung.

1. Verantwortlicher

Dornburg Reisen GmbH & Co. KG
Im Eichwald 19
65599 Dornburg-Frickhofen
Telefon: 06436-910910
E-Mail: info@dornburg-reisen.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unser Unternehmen nicht bestellt — die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht nach §38 BDSG liegen aktuell nicht vor. Bei Anliegen zum Datenschutz wende dich bitte direkt an den Verantwortlichen unter info@dornburg-reisen.de.

3. Mitarbeiter-Stammdaten

Die Anwendung führt eine Mitarbeiter-Stammdatenverwaltung, damit Meldungen der meldenden Person zugeordnet werden können:

Vor- und Nachname
Kontaktangaben (Mobilnummer und/oder E-Mail-Adresse), soweit hinterlegt

Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. §26 BDSG.

4. Mängelmeldung

Verarbeitete Daten

Name der meldenden Person
Fahrzeug (Kennzeichen), Mangel-Kategorie und Beschreibung, Kilometerstand
Optional hochgeladene Fotos des Mangels
IP-Adresse, Browser-Kennung, Datum und Uhrzeit der Meldung

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Instandhaltung und Verkehrssicherheit der Fahrzeugflotte, Weiterleitung an die Werkstatt — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. §26 BDSG; gesetzliche Halterpflichten (u. a. StVZO) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Missbrauchs-Abwehr und IT-Sicherheit (IP-Adresse, Browser-Kennung) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Unfallmeldung

Verarbeitete Daten

Name und Rückruf-Telefonnummer der fahrenden Person
Fahrzeug (Kennzeichen), Unfallort, -datum und -uhrzeit, Kilometerstand
Optional: GPS-Koordinaten des Gerätestandorts — nur bei aktiver Nutzung der Funktion „Aktuellen Standort verwenden" (siehe unten)
Beschreibung des Unfallhergangs und der Schäden
Angaben zu Verletzten sowie zur polizeilichen Aufnahme (Aktenzeichen, Dienststelle)
Fotos der Unfallstelle und der beteiligten Fahrzeuge
Automatisch erzeugter PDF-Unfallbericht
IP-Adresse, Browser-Kennung, Datum und Uhrzeit der Meldung

Standort-Funktion (optional)

Beim Unfallort kann der aktuelle Gerätestandort übernommen werden. Die Standortabfrage erfolgt ausschließlich nach aktivem Antippen der Schaltfläche und nach Freigabe im Browser — Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zur Umwandlung der Koordinaten in eine Adresse werden die Koordinaten vom Browser an den Kartendienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) übermittelt; dabei erhält dieser Dienst auch die IP-Adresse des Geräts. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ohne Nutzung der Funktion findet keine Standortermittlung statt; der Unfallort kann immer von Hand eingetragen werden.

Daten Dritter (Unfallgegner und Zeugen, Art. 14 DSGVO)

Bei einem Unfall werden auch Daten weiterer Beteiligter erfasst: Name, Anschrift, Telefonnummer, Kennzeichen, Fahrzeug und Versicherungsdaten von Unfallgegnern sowie Name und Kontaktdaten von Zeugen. Diese Daten stammen aus den Angaben der Beteiligten am Unfallort.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Dokumentation des Unfalls, Regulierung mit Versicherungen sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. lit. b gegenüber der eigenen Versicherung
Interne Meldung an die Geschäftsführung — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Missbrauchs-Abwehr und IT-Sicherheit — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

6. Angaben auf deinem Gerät merken (Cookie)

Damit du deinen Namen (und in der Unfallmeldung deine Rückruf-Nummer) nicht bei jeder Meldung neu eintippen musst, kannst du beim Absenden das Häkchen „Meine Angaben auf diesem Gerät merken" setzen. Wir speichern dann Vorname, Nachname und — sofern angegeben — die Telefonnummer in einem Cookie auf deinem Gerät und füllen die Felder beim nächsten Aufruf damit vor.

Rechtsgrundlage: deine Einwilligung — § 25 Abs. 1 TDDDG für die Speicherung auf dem Endgerät sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Verarbeitung. Ohne dieses Häkchen wird nichts gespeichert.
Speicherdauer: ein Jahr ab der letzten Meldung; danach löscht der Browser das Cookie selbst.
Widerruf: jederzeit über den Link „Angaben löschen" im Meldeformular, durch Abwählen des Häkchens beim nächsten Absenden oder durch Löschen der Browserdaten. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.
Kein Profil, keine Auswertung: Das Cookie dient allein dem Vorausfüllen der Formularfelder. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Weitergabe an Dritte statt; die Angaben verlassen dein Gerät nur, wenn du eine Meldung absendest — dann aber ohnehin als Teil der Meldung.
Keine Anmeldung: Das Cookie weist dich nicht als Person aus und gibt keinen Zugriff auf gespeicherte Meldungen. Maßgeblich ist immer, was im abgesendeten Formular steht.

Technisch notwendig ist außerdem ein Sitzungs-Cookie, das ausschließlich der Absicherung des Formulars gegen missbräuchliches Absenden dient (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und beim Schließen des Browsers endet.

7. Empfänger der Daten

Mängelmeldungen werden intern an unsere Werkstatt weitergeleitet, Unfallmeldungen an die Geschäftsführung. Eine Übermittlung an Dritte findet nur in folgenden Fällen statt:

An Versicherungen, Rechtsanwälte oder Sachverständige im Rahmen der Unfallregulierung — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO
An Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 / Microsoft Graph) für den Mailversand — Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
An die OpenStreetMap Foundation (Kartendienst Nominatim) zur Umwandlung von GPS-Koordinaten in eine Adresse — nur bei aktiver Nutzung der Standort-Funktion in der Unfallmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
An den Webhoster für die technische Bereitstellung des Servers — Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR kann im Rahmen der Microsoft-365-Nutzung stattfinden; Microsoft sichert hierfür die Einhaltung des EU-US Data Privacy Framework und der EU-Standardvertragsklauseln zu.

8. Speicherdauer

Mängelmeldungen werden gelöscht, sobald sie für Instandhaltung und Nachweisführung nicht mehr benötigt werden, spätestens nach zwei Jahren.
Unfallmeldungen werden für die Dauer der Regulierung und bis zum Ablauf der zivilrechtlichen Verjährungsfristen aufbewahrt und danach gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Protokolldaten (IP-Adresse, Browser-Kennung) werden zusammen mit dem zugehörigen Datensatz gelöscht.

9. Deine Rechte als Betroffener

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, datenschutz.hessen.de)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an: info@dornburg-reisen.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Meldung von Fahrzeugmängeln und Unfällen gehört zu den arbeitsvertraglichen Pflichten im Fahrdienst. Ohne die genannten Angaben können wir Mängel nicht beheben bzw. Unfälle nicht ordnungsgemäß dokumentieren und regulieren.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Sicherheit

Die Anwendung wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) übertragen. Zugriffe auf den Admin-Bereich sind passwortgeschützt; Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert. Hochgeladene Fotos und PDF-Berichte werden nur nach Admin-Login über eine geschützte Dateiausgabe bereitgestellt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Verarbeitungsprozesse anzupassen. Den jeweils aktuellen Stand findest du auf dieser Seite.